POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
FORMULABS IMPORT AND EXPORT S.A.S.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
- Razón Social: FORMULABS IMPORT AND EXPORT S.A.S.
- NIT: 901.080.931-2
- Domicilio: Carrera 15 # 100 - 69 Oficina 302, Bogotá D.C., Colombia
- Teléfono: +57 316 3941765 | PBX: (601) 3004073
- Correo electrónico: contactcenter@formu-labs.com
- Sitio Web: https://formu-labs.com
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante "la Política") será aplicable a todos los datos personales registrados en las bases de datos de FORMULABS IMPORT AND EXPORT S.A.S. (en adelante "FORMULABS") y a todo tratamiento de datos personales realizado por ésta en su calidad de Responsable del Tratamiento.
Esta Política aplica a los datos personales de:
- Clientes y usuarios de la página web
- Proveedores (personas naturales o contactos de empresas proveedoras)
- Trabajadores y empleados (actuales, anteriores y aspirantes)
- Contratistas y prestadores de servicios
- Prospectos comerciales y aliados estratégicos
- Accionistas, socios y miembros de junta directiva
- Cualquier otra persona natural cuyos datos personales sean tratados por FORMULABS
3. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, se adoptan las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.
- Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS RECTORES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, FORMULABS se regirá por los siguientes principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Principio de Legalidad: El Tratamiento se realiza conforme a la ley.
- Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima e informada al Titular.
- Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Principio de Transparencia: Se debe garantizar al Titular el derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
- Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento deberá ser manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con FORMULABS.
5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y CANALES DE RECOLECCIÓN
La recolección y Tratamiento de datos personales por parte de FORMULABS requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular.
5.1. Mecanismos para obtener la autorización:
La autorización será solicitada por FORMULABS al momento de:
- Registro en la Página Web
- Realización de una compra
- Diligenciamiento de formularios de contacto o cualquier otro en el sitio web
- Suscripción a boletines o newsletters
- Interacción a través de WhatsApp o mensajería instantánea (incluyendo consultas, cotizaciones o solicitudes de información)
- Interacción en Redes Sociales (Instagram, TikTok, Facebook) cuando el Titular nos envía mensajes directos (DM), comenta en publicaciones, participa en sorteos o nos menciona
- Vinculación laboral o contractual (hojas de vida, procesos de selección, contratación)
- Registro como proveedor (diligenciamiento de formularios, envío de documentos)
- Cualquier otro medio donde el Titular suministre voluntariamente sus datos
5.2. Prueba de la autorización:
FORMULABS adoptará las medidas necesarias para mantener prueba de la autorización otorgada por los Titulares. Los mecanismos pueden incluir archivos físicos, electrónicos, grabaciones, logs de sistemas o cualquier otro medio que permita su posterior consulta.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales recolectados por FORMULABS serán utilizados para las siguientes finalidades, según la categoría del Titular:
6.1. Finalidades generales (aplicables a todos los Titulares):
- Cumplir con obligaciones legales, regulatorias, judiciales y administrativas.
- Gestionar relaciones contractuales y precontractuales.
- Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
- Realizar análisis estadísticos y de mercado con fines de mejora continua.
- Ejercer los derechos derivados de las relaciones con los Titulares.
- Prevenir fraudes y proteger la seguridad de la información.
6.2. Finalidades específicas para Clientes y Usuarios:
- Gestionar, procesar y confirmar órdenes de compra.
- Realizar facturación y envío de productos adquiridos.
- Contactar al Titular para informar sobre el estado de sus pedidos.
- Enviar información comercial, promociones y ofertas especiales (previa autorización expresa).
- Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de productos y servicios.
6.3. Finalidades específicas para Proveedores y Contratistas:
- Gestionar la relación comercial y contractual.
- Procesar pagos, facturación y cuentas de cobro.
- Evaluar y calificar el desempeño de proveedores.
- Mantener comunicación para el desarrollo del objeto contractual.
6.4. Finalidades específicas para Trabajadores, Empleados y Aspirantes:
- Gestionar procesos de selección y vinculación laboral.
- Administrar nómina, seguridad social y prestaciones sociales.
- Gestionar afiliaciones a cajas de compensación, fondos de pensiones y ARL.
- Cumplir con obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social.
- Evaluar desempeño y gestionar planes de desarrollo profesional.
- Gestionar permisos, vacaciones y novedades administrativas.
- Mantener comunicación para temas relacionados con la relación laboral.
- Gestionar la terminación de la relación laboral y obligaciones post-contractuales.
6.5. Finalidades específicas para Redes Sociales y WhatsApp:
- Gestionar la interacción con los Titulares a través de comentarios, mensajes directos y menciones.
- Realizar sorteos, concursos y promociones.
- Atender consultas comerciales y de servicio al cliente en tiempo real.
- Enviar confirmaciones de pedido, facturas y números de guía.
- Publicar contenido generado por usuarios (testimonios, fotos, videos) cuando el Titular haya autorizado expresamente su publicación.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
FORMULABS podrá tratar datos sensibles (como datos de salud, biométricos o aquellos que afecten la intimidad del Titular) únicamente en los siguientes casos:
- Cuando el Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento.
- Cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o laborales.
- Cuando sea necesario para la formulación, ejercicio o defensa de derechos en un proceso judicial.
En todo caso, FORMULABS informará al Titular de manera explícita y previa que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento, así como las consecuencias de otorgar o no su autorización.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FORMULABS.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando sea exceptuada legalmente.
- Ser informado por FORMULABS, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocación de la autorización mediante comunicación dirigida a:
- Correo electrónico: contactcenter@formu-labs.com (Asunto: "Ejercicio de derechos de datos personales")
- Teléfono: +57 316 3941765
9.1. Requisitos mínimos de la solicitud:
- Nombre completo e identificación del Titular.
- Descripción clara y precisa de la solicitud (acceso, rectificación, supresión, revocatoria, etc.).
- Datos de contacto para notificar la respuesta (dirección física o electrónica).
- Documentos que acrediten la identidad del Titular (cédula de ciudadanía).
- En caso de actuar mediante representante, documentos que acrediten la representación.
- En caso de rectificación o actualización, deberán indicarse las correcciones a realizar y aportarse los soportes correspondientes.
9.2. Traslado por falta de competencia:
En el caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverla, se dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se informará de esta situación al interesado.
9.3. Consultas:
Las consultas sobre información personal serán resueltas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.4. Reclamos (rectificación, actualización, supresión y revocatoria):
9.4.1. Término de respuesta: Los reclamos serán resueltos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.4.2. Reclamos incompletos: Si el reclamo está incompleto, FORMULABS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
10. CAUSALES DE SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular tiene derecho a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales en cualquier momento, cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
- Así lo ordene una autoridad judicial o administrativa.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.
Parágrafo: No procederá la supresión cuando el Titular tenga obligaciones legales o contractuales pendientes con FORMULABS, o cuando exista un deber legal de conservar la información.
11. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
11.1. Tipos de revocatoria:
- Revocatoria total: El Titular solicita que FORMULABS deje de tratar por completo sus datos personales para todas las finalidades.
- Revocatoria parcial: El Titular solicita que se suspenda el tratamiento para finalidades específicas (ej. fines publicitarios, comerciales), manteniéndose a salvo otros fines del tratamiento con los que el titular está de acuerdo y que son necesarios para la relación contractual.
11.2. Procedimiento: La solicitud de revocatoria deberá presentarse cumpliendo los requisitos del numeral 9.1 y será atendida en los plazos establecidos en el numeral 9.4.1.
11.3. Limitaciones: No se podrá solicitar revocación de la autorización cuando el titular del dato tenga pendientes obligaciones contractuales o comerciales para con FORMULABS, o cuando exista un deber legal de mantener el tratamiento.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
FORMULABS ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen:
- Almacenamiento en bases de datos con acceso restringido.
- Protocolos de seguridad para la transmisión de información (certificado SSL en la Página Web).
- Capacitación al personal sobre la obligación de confidencialidad.
- Políticas internas de manejo de información.
- Controles de acceso físico y lógico a las instalaciones y sistemas.
No obstante, ninguna transmisión de información por Internet es completamente segura. FORMULABS no será responsable por accesos no autorizados, fallas técnicas o ataques cibernéticos que escapen a su control razonable, sin perjuicio de que adoptará las medidas correctivas del caso.
13. TRATAMIENTO DE DATOS FINANCIEROS POR PARTE DE TERCEROS (PASARELAS DE PAGO)
Para la gestión de los pagos en nuestra tienda online, FORMULABS utiliza los servicios de WOMPI, una entidad externa especializada en el procesamiento de transacciones electrónicas.
Es importante que el Titular conozca que, en la fase de pago, los datos relativos a su tarjeta de crédito, débito u otros medios de pago electrónicos son suministrados directamente a la pasarela de pagos, la cual actúa como Responsable del Tratamiento.
FORMULABS no recolecta, almacena, procesa ni tiene acceso a los datos sensibles de los medios de pago (como el número completo de la tarjeta, código de seguridad o fecha de vencimiento). La responsabilidad por la seguridad, confidencialidad y correcto procesamiento de dicha información corresponde exclusivamente a la pasarela de pagos.
14. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
FORMULABS podrá transferir o transmitir datos personales a terceros nacionales o internacionales, siempre que:
- El Titular haya otorgado su autorización.
- Sea necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales.
- Se cuente con garantías suficientes de protección de datos.
En todo caso, FORMULABS suscribirá los contratos o instrumentos jurídicos necesarios para garantizar que los Encargados del Tratamiento cumplan con la normativa de protección de datos y las instrucciones de FORMULABS.
15. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO
FORMULABS manifiesta expresamente que su sitio web NO utiliza cookies propias ni de terceros, ni tecnologías de rastreo automático para recabar información de navegación. La única información personal que se recopila es aquella que el Titular suministra de manera directa y voluntaria a través de los formularios de registro, compra o contacto.
16. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos de FORMULABS tendrán una vigencia indefinida, sin perjuicio del derecho de los Titulares a solicitar la supresión de sus datos cuando ya no sean necesarios para las finalidades que justificaron su Tratamiento o cuando se revoque la autorización, en los términos de la ley.
No obstante, los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para:
- Cumplir con obligaciones legales (comerciales, tributarias, laborales, de archivo)
- Atender responsabilidades derivadas del tratamiento
- Permitir la prescripción de acciones legales
- Cumplir con requerimientos de autoridades judiciales o administrativas
17. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA SIC
El Titular tiene derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que FORMULABS ha vulnerado sus derechos como titular de datos personales. Para ello, podrá acudir a la página web de la SIC (www.sic.gov.co) y seguir el procedimiento establecido por dicha entidad.
18. RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
El área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales es la Coordinación de Servicio al Cliente a través de los canales indicados en la Sección 9 de esta Política.
19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
FORMULABS se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento, con el fin de adecuarla a novedades legislativas, jurisprudenciales, cambios en las prácticas internas de tratamiento de datos o nuevos canales de recolección. Cualquier modificación será publicada en la Página Web https://formu-labs.com con la fecha de actualización correspondiente.
20. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 16 de marzo de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior.